پیش از هرچیز باید به همین سؤال مهم پاسخ داد؛ پاسخی که در مطلب حاضر نقشی اساسی دارد. تقریبا در تمامی کسب‌وکارها و سازمان‌هایی که موفق بوده‌اند و در کارشان دوام آورده‌اند، برنامه‌ای مشخص و منظم برای ارائه بازخورد طرح‌ریزی شده است.

اهمیت و نقش ارائه بازخورد مؤثر در پیشرفت و موفقیت بسیاری از این کسب‌وکارها به حدی است که دستورالعمل‌هایی با شرح کامل جزئیات در اختیار کارکنان و کارفرمایان قرار می‌دهند؛ این دستورالعمل‌ها یا راهنماها شامل اطلاعات جامعی‌اند راجع‌به اینکه چطور باید به دیگری بازخورد خوب و سازنده و مؤثر داد و از سوی دیگر، وقتی کسی به ما بازخوردی می‌دهد، چطور باید رفتار کنیم و چه مسائلی را رعایت کنیم.

حتما می‌توانید حدس بزنید چرا ارائه بازخورد مؤثر برای کسب‌وکارها تا این حد حیاتی است و چطور بهره‌وری کارکنان را دوچندان می‌کند. کسی که بازخوردی ارائه می‌دهد، از بیرون و با دیدگاهی منحصر به خودش، کار دیگری را بررسی می‌کند. این دیدگاه و بازخورد مؤثر و سازنده برای کسی که در حال انجام وظیفه‌ای است فوق‌العاده ارزشمند است. شاید چیزهای تازه‌ای به ذهنش برسد یا کاستی‌هایی را ببیند که پیش از این از آنها غافل مانده بود. اگر هم کارش بدون عیب و نقص باشد، بازخورد مثبت برایش انرژی‌بخش خواهد بود.

اهمیت و نقش بازخوردها و انتقادهای سازنده

نکته مهمی هست که اینجا باید ذکر کرد. در حالت دوم، یعنی وقتی بازخورد مثبت باشد، بیشتر به تعریف و تمجید شبیه می‌شود؛ اما در حالت اول، یعنی وقتی می‌خواهیم کاستی‌های کار کسی را به او گوشزد کنیم، مسئله کمی دشوارتر از آن چیزی می‌شود که در نگاه اول به نظر می‌رسد.

نکند به کسی که بازخورد را ارائه می‌دهیم بربخورد؟ سوءتفاهمی پیش نیاید؟ ناراحت نشود؟ اینها از جمله سؤال‌هایی‌اند که هنگام ارائه چنین بازخوردهایی ممکن است برایتان پیش بیاید. منتها نباید فراموش کرد که بیشتر، همین نوع بازخوردها هستند که سبب پیشرفت و افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شوند. باید بیاموزیم چطور چنین بازخوردی ارائه کنیم، بدون آنکه به شخصیت یا احساس دیگری لطمه‌ای وارد کنیم.

در ادامه، با ذکر نکات و توصیه‌هایی کاربردی، خواهیم گفت که چطور و با رعایت چه مسائلی می‌توانید به بهترین نحو ممکن از پس انجام این کار برآیید و انتقاد سازنده داشته باشید.

نکات و توصیه‌هایی برای ارائه بازخوردهای مؤثرتر و بهتر

۱. ایجاد احساس ایمنی و راحتی

بنا به نتایج برخی پژوهش‌های صورت‌گرفته، فقط حدود ۳۰ درصد از کسانی که بازخورد می‌گیرند آن را اجرا می‌کنند. اگر کسی که بازخوردی دریافت می‌کند راحت نباشد یا احساس خوبی نداشته باشد، احتمال آنکه نکات و پیشنهادهایی را که شنیده عملی کند از این هم کمتر خواهد شد. بازخورد ارائه‌شده در این شرایط معمولا مؤثر نخواهد بود؛ پس ببینیم راه چاره چیست.

پیشنهادمان این است که رابطه‌ای ورای کارمند و کارفرما با دیگری داشته باشید. اگر نوعی احساس رفاقت و دوستی بین اعضا شکل بگیرد، بازخوردها حتما از جان بر خواهند آمد و بر دل دیگری خواهند نشست.

منتها اگر چنین امکانی ندارید، می‌توانید خیلی مؤدبانه و با احترام، به دیگری بازخورد دهید. البته نه آنکه بخواهید حرف را در لفافه بپیچید و نکته منفی را با جملات زیبا و مثبت تزیین کنید و به‌قولی، بخواهید ظاهرسازی کنید. این کار زیاده‌روی است و در این شرایط، احتمال آنکه متوجه منظور اصلی‌تان نشود زیاد خواهد بود. فقط کمی رعایت طرف مقابل را بکنید و اجازه ندهید ناراحت شود یا مقابل دوستان و همکارانش خجالت‌زده شود.

۲. تمرکز بر وظیفه یا کار در حال انجام

هنگام ارائه بازخورد، تحت هیچ شرایطی راجع‌به شخصیت یا مسائل شخصی طرف مقابل با او صحبت نکنید. این کار ممکن است او را سرافکنده و ناراحت کند. بازخوردی مؤثر و سازنده است که متمرکز بر وظیفه در حال انجام باشد، نه مسائل شخصی یا احساسات کارکنان.

۳. داشتن برنامه زمان‌بندی منظم برای ارائه بازخورد

جالب است بدانید که درصد قابل‌توجهی از کارکنان شرکت‌کننده در برخی مطالعه‌ها و نظرسنجی‌ها، یعنی چیزی حدود دوسوم آنها، تجربه دریافت بازخورد سازنده نداشته‌اند!

این آمار و ارقام نشانگر آن است که حتی گاهی کسب‌وکارهای بزرگ و روبه‌پیشرفت هم از اهمیت ارائه بازخورد خوب و سازنده غافل می‌مانند. برای آنکه شما و کسب‌وکارتان گرفتار این معضل نشوید، پیشنهاد می‌کنیم که برنامه زمان‌بندی مشخص و منظمی برای ارائه بازخورد داشته باشید. کاملا قابل‌درک است که گاهی، ارائه بازخورد، در میان تمامی شلوغی کارهای روزمره دشوار می‌شود؛ اما اگر از قبل برای انجام این کار برنامه‌ریزی کرده و زمان مشخصی را کنار گذاشته باشید، دیگر مشکلی از این بابت نخواهید داشت.

اگر سرتان شلوغ است، حداقل هفته‌ای یک بار برای ارائه بازخورد به کارکنانتان وقت کنار بگذارید. البته اگر بتوانید هر روز به کارکنان بازخورد دهید، بهتر است.

۴. ایجاد انگیزه برای کارکنان

بازخوردی خوب و مؤثر است که به کارکنان انگیزه دهد و به بهترشدن تشویقشان کند. تضعیف روحیه و گرفتن دیگران به باد انتقاد نتایج خوبی برای کسب‌وکار ندارد.

اگر کارفرمایان بدانند چه چیزهایی انگیزه کارکنانشان را بیشتر می‌کند، بهترین و مؤثرترین بازخوردها را در اختیارشان خواهند گذاشت. البته اگر تنها انگیزه کسی پول درآوردن باشد، صحبت‌کردن راجع‌به ایجاد انگیزه کمی دشوار خواهد شد. ولی کارکنانی هم هستند که صرفا برای کسب درآمد کار نمی‌کنند. این دسته از کارکنان، نوعی تمایل و علاقه درونی به کارشان حس می‌کنند و پتانسیل کافی برای انگیزه‌گرفتن دارند. کارکنانی که چالش‌های کاری را دوست دارند و محقق‌کردن اهداف کاری برایشان با نوعی احساس رضایت و لذت همراه است.

برای آنکه بتوان بهترین بازخوردها را در اختیار کارکنان گذاشت، باید این ویژگی‌های فردی‌شان را بهتر و بیشتر شناخت و بازخوردها را با توجه به شخصیت آنها ارائه کرد.

۵. تحسین در جمع و انتقاد در خلوت

تحسین‌کردن به هر صورت باعث خشنودی کارکنانتان می‌شود. منتها تأثیر واقعی آن در افزایش بهره‌وری کارکنان را وقتی خواهید دید که در جمع اعضای تیم کاری از کارکنانتان تعریف کنید. این کار واقعا خوش‌حالشان می‌کند و آنها انرژی بیشتری برای کارکردن پیدا خواهند کرد.

البته یادتان باشد برعکس این موضوع هم صادق است. در واقع، هیچ‌کس دوست ندارد در حضور دیگران راجع‌به کاستی‌های کارش بشنود. وقتی قصد ارائه چنین بازخوردهایی را دارید، بهتر است در خلوت این کار را انجام دهید.

برخی از کارفرمایان، از ترس اینکه به احساسات کارکنان لطمه بزنند، به‌کلی از فکر ارائه انتقاد سازنده و بازخورد صرف‌نظر می‌کنند. پیش‌گرفتن این مسیر در بلندمدت برای کسب‌وکار زیان‌رسان خواهد بود. کارکنان برای آنکه با روحیه بهتر و بهره‌وری بیشتر کار کنند، به شنیدن بازخوردهای مؤثر نیاز دارند.

۶. توجه به راه‌حل‌ها

هنگام ارائه بازخورد، بهتر است علاوه بر مطرح‌کردن مشکلات، کمی هم راجع‌به راه‌حل مشکل پیش رو صحبت کرد. پیشنهادهایی مطرح کرد که مثلا از این طریق یا به روشی دیگر می‌توان از پس این مشکل برآمد. چنین صحبت‌هایی کارکنان را از لحاظ ذهنی قوی‌تر می‌کند و احتمال آنکه ایده‌های بهتری پیدا کنند بیشتر می‌شود.

هنگام ارائه بازخورد به هریک از کارکنان، همیشه حواستان کاملا جمع باشد و به واکنش‌های طرف مقابل دقت کنید. چه زمانی خوش‌حال می‌شود؟ چه زمانی ناراحت می‌شود؟ نوع برقراری ارتباط با هر شخصی، بسته به عوامل مختلف، متفاوت است. با درک این ویژگی‌های شخصی می‌توانید بازخوردهای مؤثرتر و بهتری در اختیار کارکنان بگذارید.

۷. ارائه بازخورد در زمان مناسب

هرچیز زمانی دارد و در بیشتر مواقع، فرصتی که از دست برود بازیافتنی نیست. اگر یکی از کارکنان در موضوعی به مشکل برخورده باشد و بازخوردی برای ارائه به او داشته باشید، باید همان موقع بگویید. اگر سه ماه بعد مثلا از بازخوردی که داشتید صحبت کنید، طرف مقابل باید به حافظه‌اش اتکا کند که چندان قابل‌اعتنا و عاری از خطا نیست.

اگر همان زمانی‌که مشکلی پیش می‌آید راجع‌به آن صحبت کنید، نتیجه کار به‌مراتب بهتر و مؤثرتر خواهد بود.

در آخر اینکه…

اهمیت ارائه بازخورد مؤثر در کسب‌وکارتان را جدی بگیرید و از تمامی منابعی که در اختیار دارید برای پیشرفت در این موضوع بهره بگیرید. ارائه بازخورد مؤثر نقشی مهم و حیاتی در موفقیت و پیشرفت کسب‌وکار دارد. منتها گذشته از بحث اهمیت ارائه چنین بازخوردهایی، نکته مهم دیگر چگونگی ارائه بازخورد یا انتقاد سازنده است. اینکه چگونه از کاستی‌های کار دیگری سخن بگوییم، بدون آنکه به شخصیت و احساس او لطمه‌ای وارد شود.

نوع صحبت‌کردن با کارکنان خیلی مهم و تأثیرگذار است؛ مثلا به‌جای اینکه بگویید «باید توی جلسات بیشتر صحبت کنی»، می‌توانید از چنین عباراتی استفاده کنید: «تو آدم باهوشی هستی. دوست دارم از این به‌بعد داخل تمامی جلسه‌هایی که باهم پیش رو داریم بیشتر از ایده‌ها و پیشنهادهات صحبت کنی. اگه یه بارم اظهارنظر کنی کافیه». کارکنان فقط در شرایطی میل به پیشرفت نشان خواهند داد که تشویق شوند. با عیب‌جویی‌کردن نمی‌توان به جایی رسید.

ریسک‌ها را به سختی می‌توان شناسایی کرد، چه برسد به این‌که بخواهیم آن‌ها را کنترل کنیم و برای روبه‌رو شدن با آن‌ها آماده شویم. این در حالی‌است که اگر با نتایجی روبه‌رو شوید که از قبل آن‌ها را پیش‌بینی نمی‌کردید، زمان، سرمایه و آبروی شما می‌تواند در معرض خطر قرار بگیرند. با وجود این احتمالات، به‌خصوص جایی‌که ممکن است شغل شما، با ریسک‌های زیادی مواجه باشد، باید یاد بگیرید که چگونه از ابزار ارزیابی و کنترل ریسک‌ به‌گونه ای استفاده کنید که بتوانید به موقع خطرات را شناسایی و مدیریت کنید و اثرات منفی را روی برنامه‌هایتان کاهش دهید. این مقاله شما را در این مسیر یاری خواهدکرد.

تحلیل ریسک به چه معناست؟

تحلیل ریسک فرآیندی است که به شما کمک می‌کند تا مشکلاتی را که ممکن است در آینده برای شما پیش بیاید و پروژه‌ها و کسب‌وکارهای بزرگ‌تان را از ریشه ضعیف کند، شناسایی و کنترل کنید. برای انجام این فرآیند، ابتدا باید تهدیداتی را که ممکن است سر راه‌تان قرار بگیرند، شناسایی کنید، سپس درجه‌ی احتمال وقوع این تهدیدات را بسنجید.

تحلیل ریسک می‌تواند کار بسیار پیچیده‌ای باشد چرا که باید تمام جزییات کاری‌تان از جمله اطلاعات دقیق پروژه، داده‌های مالی، پروتکل‌های امنیتی، پیش‌بینی‌های بازاریابی و دیگر اطلاعات مربوطه را یک‌به‌یک بررسی کنید. از آنجا که این ابزار می‌تواند وقت، هزینه و اعتبار شما را حفظ کند، استفاده از آن اقدامی ضروری به حساب می‌آید.

چه زمانی از این ابزار استفاده کنیم؟

تحلیل ریسک، در بسیاری از موارد قابل استفاده و مفید است:

• زمانی که در حال طرح‌ریزی برای پروژه‌های خود هستید. در این صورت قادر خواهید بود از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری کنید.
• زمانی که می‌خواهید تصمیم بگیرید پروژه‌ای را ادامه بدهید یا خیر.
• زمانی که قصد بهبود امنیت کاری‌تان را دارید و در حال مدیریت ریسک‌های احتمالی در محل کار هستید.
• زمانی که درحال آماده شدن برای اتفاقات و مشکلاتی مانند خراب شدن ماشین‌آلات و دستگاه‌ها، سرقت، بیماری کارکنان و یا بلایای طبیعی هستید.
• زمانی که درحال برنامه‌ریزی برای مقابله با تغییراتی همچون ورود رقبای جدید به بازار یا تغییرات سیاست‌های دولتی در محیط کار هستید.

چگونه از تحلیل ریسک استفاده کنیم؟

برای ارزیابی ریسک‌های موجود گام‌های زیر را دنبال کنید:

۱. تهدیدها را شناسایی کنید.

اولین قدم در تحلیل ریسک، شناسایی تهدیدات احتمالی یا موجودی است که امکان دارد با آنها روبه‌رو شوید. این تهدیدها می‌توانند منابع مختلفی داشته باشند. برای مثال:

انسانی: بیماری، مرگ، آسیب جسمی، یا دیگر خسارات جسمی مهم برای افراد

عملکردی: ضعیف شدن تدارکات و عملکردها، دسترسی کمتر به منابع ضروری یا عدم موفقیت در بخش توزیع

اعتباری: از دست دادن مشتری و اعتمادبه‌نفس کارکنان یا آسیب به اعتبارتان در بازار

فرآیندی: ناتوانی در مسئولیت‌پذیری، اشکال در سیستم‌های داخلی، کنترل‌ها یا تقلب

پروژه‌ای: هزینه کردن بیش‌از بودجه‌ی تعیین‌شده، طولانی شدن بیش‌از اندازه‌ی کارها، وجود مشکل در کیفیت محصولات و خدمات

مالی: شکست کسب‌وکار، نوسانات بازار سهام، تغییر نرخ سودها، در دسترس نبودن کمک‌هزینه‌های مالی

فنی: پیشرفت‌های روزافزون تکنولوژی، ناتوانی در به‌کارگیری آن

طبیعی: آب‌وهوا، بلایای طبیعی، بیماری‌های واگیردار

سیاسی‌: تغییر در میزان مالیات، نظرات مردم، سیاست‌های دولتی و یا نفوذ خارجی

مواد شیمیایی خطرناک، نورپردازی ضعیف، افتادن جعبه‌ها، یا هر شرایطی که به سبب آن کارکنان و محصولات صدمه ببینند.

شما هم می‌توانید از رویکردهای متفاوتی برای پیشبرد این تحلیل استفاده کنید:

• فهرستی مانند فهرست بالا تهیه کنید و ببینید کدام‌یک شما را تهدید می‌کند.
• به سیستم‌ها، فرآیندها و ساختارهایی که از آن‌ها استفاده می‌کنید دقت کنید و ریسکی را که هرکدام از آن‌ها ممکن است با خود به همراه بیاورد، ارزیابی کنید. چه ضعف و آسیبی از جانب آنها شما را تهدید می‌کند؟
• به دیدگاه‌های متفاوت دیگران هم گوش بسپارید. اگر شما تیمی را رهبری می‌کنید، از افرادتان بخواهید نظرات‌شان را برای عملکرد بهتر اعلام کنند، و از دیگر افراد فعال در سازمان‌ یا کسانی که پروژه‌های مشابه را دنبال می‌کنند، مشورت بگیرید.

۲. میزان ریسک را تخمین بزنید

به محض اینکه ریسک‌های احتمالی پیشِ رویتان را شناسایی کردید، باید میزان احتمال وقوع آنها را بسنجید و هم از میزان تاثیر و خسارات بالقوه‌ای که می‌توانند برای شما داشته باشند آگاه شوید.

یک راه این است که درصد احتمال وقوع خطر را حدس بزنید و آن را در هزینه‌ای که وقوعِ آن خطر برای شما خواهد داشت ضرب کنید. این فرمول به شما هزینه‌ی واقعی ریسک را می‌دهد:

هزینه‌ی وقوع خطر × احتمال وقوع آن = هزینه‌ی ریسک

به‌عنوان یک مثال ساده، تصور کنید ریسکی را شناسایی کرده‌اید که بر طبق آن هزینه‌ی اجاره‌تان بالا می‌رود. ۸۰٪ احتمال می‌دهید که این اتفاق در سال آینده بیافتد، زیرا که صاحب‌ ملک شما هزینه‌ی اجاره‌ی دیگران را هم بالا برده است. اگر این اتفاق بیافتد، شرکت شما باید در سال آینده متحمل پنجاه میلیون تومان هزینه‌ی اضافی شود. بدین ترتیب، هزینه‌ی ریسک افزایش اجاره می‌شود:

۰.۸۰ ( احتمال وقوع خطر) × ۵۰۰۰۰۰۰۰ تومان (هزینه‌ی وقوع خطر) = ۴۰۰۰۰۰۰۰ تومان (هزینه‌ی ریسک)

از این مرحله باعجله عبور نکنید. تا جایی که می‌توانید اطلاعات کسب کنید و با دقت بالا میزان احتمال وقوع خطر و هزینه‌های ناشی از آن را تخمین بزنید. اگر ابزار درستی برای پیش‌بینی ندارید می‌توانید از داده‌های سال‌های گذشته اطلاعات بگیرید.

چگونه ریسک را مدیریت کنیم؟

به محض اینکه هزینه‌های ریسک‌های احتمالی را شناسایی کردید، می‌توانید راه‌های مدیریت آن‌ها را بررسی کنید.

سعی کنید به رویکردهای اقتصادی‌تر روی بیاورید‌، چراکه اگر هزینه‌های پیشگیری، بیش از هزینه‌های ناشی از تهدید باشند به هیچ عنوان منطقی نیست. در این حالت حتی بهتر آن است که ریسک را بپذیرید تا برای از بین بردن آن، بیشتر از حدِ منابع‌تان استفاده کنید. حواس‌تان باشد چگونه از این ابزار استفاده می‌کنید، به‌خصوص وقتی که پای اخلاقیات یا امنیت شخصی در میان است.

از ریسک دوری کنید

در برخی موارد شاید لازم باشد که به طور کلی از ریسک دوری کنید. این کار می‌تواند به معنای درگیر نشدن در کسب‌وکار جدید، تبادل پروژه‌ها و صرف نظر از یک فعالیت پرخطر باشد. اما این کار زمانی شدنی است که ریسک‌های یک پروژه‌، منافع سازمان شما را به خطر نیاندازد، یا آن ریسک‌ها چندان ارزش صرف هزینه جهت مقابله را نداشته باشند. اما باید به خاطر داشته باشید که با نادیده گرفتن ریسک‌های بالقوه، فرصتی را هم از دست خواهید داد. از تحلیل چه می‌شود اگر…؟ برای ارزیابی گزینه‌ها هنگام تصمیم‌گیری استفاده کنید.

ریسک را با دیگران تقسیم کنید

شما می‌توانید ریسک‌ها را تقسیم کنید و متعاقبا سود به دست آمده از یک پروژه را با فرد، سازمان یا طرف سوم دیگری تقسیم کنید. برای مثال، می‌توانید ریسک‌تان را از طریق بیمه‌ شخص ثالثِ ساختمان شرکت و انبارتان، با شرکت بیمه تقسیم کنید، یا اینکه در تولید یک محصول مشترک، با سازمان دیگری مشارکت کنید.

ریسک را بپذیرید

آخرین گزینه‌ی شما پذیرفتن ریسک است. این گزینه زمانی روی میز قرار می‌گیرد که شما راهی برای جلوگیری از ریسک یا کاهش آن نداشته باشید، یا هزینه‌ی زیان بالقوه‌‌ی پیش‌رو، از هزینه‌ی بیمه‌ کردن شرکت کمتر باشد و یا سود بالقوه‌ای که در انجام کار وجود دارد به پذیرفتن تمام ریسک‌هایش بیارزد. برای مثال ممکن است شما ریسک شروع دیرهنگام یک پروژه را بپذیرید، تنها به این دلیل که سود آن پروژه هزینه‌های اولیه را پوشش می‌دهد.

کنترل ریسک

اگر قرار است ریسک را بپذیرید بهتر است اقداماتی در جهت کاهش اثرات منفی آن انجام دهید.

آزمایش‌های کسب‌وکار، روش‌های موفقی برای کاهش ریسک هستند. با استفاده از آن‌ها می‌توانیم فعالیت پرخطر را در مقیاس کوچک و کنترل‌شده انجام دهیم و متوجه شویم که مشکلات احتمالی کجا پیش می‌آیند، آنگاه می‌توانیم اقدامات پیشگیرانه و بازرسانه‌ مناسب را پیش از شروع فعالیت در مقیاس اصلی، پیدا و پیاده‌سازی کنیم.

اقدامات پیشگیرانه مربوط به پیشگیری از وقوع وضعیت‌های پرخطر است، که شامل آموزش حفظ امنیت و سلامت، حفاظت فایروال، سرورِ شرکت‌های بزرگ و آموزش متقابل تیمِ کاری‌تان می‌شود.

اقدامات بازرسانه شامل شناسایی نقاطی از فرآیند است که می‌تواند باعث ایجاد مشکل و خطا شود. برای جلوگیری از این اتفاقات مراحلی برای حل این مشکلات (در صورت بروز) تعریف می‌شود. اقداماتی مثل بررسی مجدد صورت‌های مالی، تست‌های ایمنی قبل از عرضه محصول و یا نصب حسگرهایی برای شناسایی محصولات معیوب.

برتامه‌ریزی-اقدام-بررسی-تصویب، یکی از روش‌های متداول برای کنترل تاثیر شرایط ریسکی به شمار می‌رود. همانند آزمایش‌های کسب‌وکار، این روش هم راه‌های گوناگونی را برای کاهش ریسک‌های احتمالی امتحان می‌کند. این ابزار 4 مرحله‌ای از طریق آنالیز موقعیت، ارائه و آزمایش یک راه‌حل، بررسی چگونگی کارکرد آن و در نهایت اجرای آن به شما کمک می‌کند تا حد ممکن خطرات احتمالی پیش رو تا به کمترین میزان خود برسانید.

نکات کلیدی

تحلیل ریسک، یک راه اثبات شده در شناسایی و سنجش عواملی هستند که می‌توانند در موفقیت یک پروژه یا کسب‌وکار تاثیر منفی بگذارند. این تحلیل‌ها شما را قادر می‌سازند تا خطراتی احتمالی‌ که شما و سازمان‌تان را تهدید می‌کنند بشناسید و مشخص می‌کنند که آیا می‌توانید تصمیم پیش رویتان را عملی کنید یا خیر.

به محض این‌که شما ارزش ریسکی را که قرار است با آن مواجه شوید، بسنجید، می‌توانید راه‌های مختلف مدیریت آن را نیز کنترل کنید، مدیریت ریسک می‌تواند تصمیم بر اجتناب از ریسک، تقسیم آن، یا پذیرش ریسک در کنار کاهش تاثیرات منفی باشد. بسیار مهم است که شما در هنگام تحلیل ریسک به‌ صورت همه‌جانبه مسائل را بسنجید و از تمام عواقب و پیامدهای آن آگاه باشید. این آگاهی خصوصاً شامل آگاهی از هزینه‌ها، اصول اخلاقی و حفظ امنیت افراد می‌شود.

تصور کنید سازمان شما قصد دارد نرم افزار جدیدی را به کار بگیرد که موجب صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود. اما لازمه‌ی موفقیت این اقدام، این است که همه در شرکت یاد بگیرند که چگونه از این نرم افزار جدید استفاده کنند. شرکت نرم افزاری، یک مربی‌ را در اختیارتان می‌گذارد تا به افراد شما طرز استفاده از پلتفرم جدید را آموزش دهد. اما در سازمان شما هزاران نفر از این نرم‌افزار استفاده می‌کنند و با وجود تنها یک مربی، ماه‌ها طول می‌کشد تا همه‌ افراد آموزش ببینند. در این مطلب می‌بینید که چطور با آموزش مربیان درون‌سازمانی می‌توان بر این مشکل غلبه کرد.

در این مقاله نگاهی به مزایای آموزش مربیان درون سازمانی و مراحلی که باید برای تعلیم مؤثر این مربیان جدید طی کنید، می‌اندازیم.

مزایا و کاربردهای رویکرد آموزش مربی

رویکرد تعلیم مربی (TTT یا Train-the-Trainer) روش پذیرفته‌شده‌ای در صنایع مختلفی از جمله آموزش، سلامت عمومی و حتی امور جهانی است. رویکرد TTT به مربی مجرب امکان می‌دهد تا گروه بزرگی از مربیان جدید را به سرعت آموزش دهد؛ و این مربیان جدید به نوبه‌‌ی خود ده‌ها یا صدها فرد دیگر را آموزش دهند.

استفاده از رویکرد TTT در سازمان شما نیز مزایای بسیاری دارد. نخست آنکه  برای خودتان، روش سریعی برای آموزش تعداد زیادی از افراد را فراهم می‌کند. این رویکرد را مانند هرم در نظر بگیرید؛ اگر ۱۰ مربی را آموزش دهید و آنها ۱۰ مربی دیگر را آموزش دهند و الی آخر، در دوره‌ای بسیار کوتاه می‌توانید ۱۰۰۰ نفر را تعلیم دهید.

تعلیم مربیانی برای خودتان می‌تواند بسیار مقرون به صرفه هم باشد؛ اگر مربیان داخلی شما قابلیت بالایی داشته باشند، رویکرد TTT می‌تواند هزینه‌ی بسیار کمی برای‌تان داشته باشد، زیرا دستمزد روزانه برای اعضای گروه درون سازمانی، اغلب کمتر از هزینه‌های افراد برون سازمانی است. با این حال اگر مربیان خودتان را آموزش می‌دهید، به‌خاطر داشته باشید که نباید آنها را از کارهای باارزش‌تری که برعهده دارند، دور کنید.

رویکرد TTT مهارت‌های افرادی که برای مربی‌گری انتخاب کرده‌اید را هم بهبود می‌بخشد. این افراد دانش و مجموعه مهارت‌های خود را توسعه خواهند داد و اعتمادبه‌نفس به دست خواهند آورد که این امر به نوبه‌ی خود یعنی آنها برای سازمان ارزش بیشتری دارند.

معایب رویکرد آموزش مربی

این رویکرد معایبی هم دارد. نخست آنکه اگر مربی آموزش دیده نتواند در وهله‌ی اول اطلاعات صحیح را بیاموزد، ممکن است اطلاعات نادرستی را به افراد تحت آموزش خود، منتقل کند. به همین دلیل است که باید مربیان آینده‌تان را قبل از آنکه برنامه را ترک کنند، بیازمایید تا مطمئن شوید که اطلاعات و روند درستی را منتقل می‌کنند.

همچنین اگر تعدادی از افراد حرفه‌ای درون سازمانی را برای مربی شدن انتخاب می‌کنید با دور نگه داشتن آنها از وظایف روزانه‌شان، ریسک بزرگی می‌کنید. اطمینان حاصل کنید که مربیان‌تان ظرفیت بالایی دارند و هنگام آموزش به دیگران قادر هستند که وظایف فوری یا ضروری را به افراد دیگر محول کنند.

چطور رویکردتان را سازمان‌دهی می‌کنید؟

برای اجرای برنامه‌ی TTT باید مراحل زیر را طی کنید:

۱. مربیان خود را انتخاب کنید

کار خود را با شناسایی افرادی در سازمان‌ شروع کنید که مربی‌های فوق‌العاده‌ای می‌شوند. انتخاب افراد ماهری که در موضوع مد نظر شما برای آموزش مهارت بالایی دارند، وسوسه‌انگیز است، اما این کار را تنها زمانی انجام دهید که لازم باشد اطلاعات مورد نظر شما فقط توسط کارشناس توضیح داده شوند. بهتر است مربیانی را انتخاب کنید که علاوه بر توانایی آموزگاری، قدرت برقراری ارتباط مؤثر با دیگران را نیز داشته باشند. اگر نیازی نیست که اطلاعات‌تان حتما توسط کارشناس توضیح داده شود، مهارت‌های نرم را بر دانش فنی ارجحیت دهید.

برای این کار افرادی حرفه‌ای را انتخاب کنید که:

• همدلی دارند.
• مورد احترام هم‌قطاران‌شان هستند.
• هوش هیجانی بالایی دارند.
• انتقال‌دهندگان خوبی هستند.
• مهارت‌های بالایی در سخنرانی در جمع مردم دارند.
• تسهیل‌کنندگان خوبی هستند و قادرند سبک‌های یادگیری و سطوح تجربه و توانایی‌های متنوعی را در اختیار گروه‌ها قرار دهند.
• صبور هستند.

مطمئن شوید در برنامه‌ی زمانی‌ افرادی که انتخاب می‌کنید، فرصت کافی برای آموزش دیگران وجود داشته باشد. شاید نیاز باشد برخی از کارهای آنها را به افراد دیگر محول کنید تا زمان را لازم برای آموزش دادن به دیگران به‌دست آورند.

۲. اهداف و معیارها را مشخص کنید

وقتی مربیان آینده‌تان آموزش خود را کامل می‌کنند، باید قادر به ارائه‌ی چه تجارب و دانش و رفتارهایی باشند؟ چگونه خواهید فهمید که در این زمینه‌ها تبحر پیدا کرده‌اند؟

قبل از تشکیل کلاس، باید اهدف را برای گروه روشن کنید و بگذارید بدانند که شما چگونه مهارت را می‌سنجید. یکی از روش‌های مناسب برای انجام این کار، استفاده از مدل اهداف یادگیری ABCD است که به شما کمک می‌کند تا نتیجه‌ی یادگیری را برای گروه‌تان مشخص کنید. می‌توانید از طبقه‌بندی اهداف آموزشی بلوم هم استفاده کنید تا سطح دانشی را که مربیان‌تان باید برای آموزشی مؤثر به‌دست آورند، شناسایی کنید.

۳. برای تشخیص نیازهای آموزشی، نیازسنجی انجام دهید

قبل از جلسه، با کارآموزان گفتگو کنید تا بفهمید آنها به عنوان کارآموز چقدر مجرب هستند و چقدر در مورد موضوعی که می‌خواهید آموزش دهید می‌دانند. هنگامی که در مورد مهارت‌ها و قابلیت‌های فعلی هر کس آگاهی داشته باشید می‌توانید نوع آموزشی را که باید ارائه دهید، سازمان‌دهی کنید تا اهداف یادگیری مرحله‌ی ۲ را برآورده کنید.

از مراحل مدل ADDIE و مدل نه سطح یادگیری گنیه استفاده کنید تا اطلاعاتی را که مربی آموزش خواهد داد و چگونگی انتقال این اطلاعات را طرح‌ریزی کنید.

به خاطر داشته باشید که شما باید مربیان خود را به گونه‌ای تعلیم دهید که بتوانند افرادی با همه سطوح توانایی را آموزش دهند. بنابراین نه تنها توانایی‌های آموزشی آنها را در نظر بگیرید، بلکه مطمئن شوید آماده‌اند تا طیف کاملی از سایر نیازهای آموزشی افراد را نیز رفع کنند.

۴. از سبک‌های یادگیری مختلف استفاده کنید

این‌که مربیان جدیدتان بدانند که افراد، سبک‌های یادگیری مختلفی دارند از اهمیت زیادی برخوردار است. برای مثال، برخی افراد با استفاده از رویکرد عملی بهتر می‌آموزند، در حالی که برخی دیگر می‌خواهند نخست نظریه‌ای را که در پس موضوع وجود دارد درک کنند. بهترین مربیان اطلاعات و مهارت‌ها را به گونه‌ای به اشتراک می‌گذارند که به همه این امکان را می‌دهد تا به طور مؤثر بیاموزند. گروه‌تان باید از چگونگی انتشار اطلاعات به روش‌های مختلف آگاهی داشته باشد. 4MAT روش مناسبی برای انجام این کار است.

رویکرد دیگر این است که از مربیان آینده‌تان بخواهید در مورد بهترین آموزشی که در گذشته دریافت کرده‌اند فکر کنند. چه چیزی باعث شده این آموزش، برای‌شان ویژه باشد؟ مربی قبلی چه کاری انجام داد تا اطلاعات را واقعی و مرتبط نشان دهد؟ مربیان خود را ترغیب کنید تا با دقت در مورد این تجربه فکر کنند و از آنها بخواهید تا مشخص کنند که چگونه می‌توانند این اطلاعات را در جلسه‌های آموزشی آینده‌شان به کار گیرند.

۵. روش‌های یادگیری پویا را به کار گیرید

مربیان شما باید در کلاس آموزشی خود تا حد امکان تعامل عملی داشته باشند. آنها باید بدانند که می‌خواهند چه چیزی را آموزش دهند و باید روش آموزش این مسئله به دیگران را تمرین کنند.

استفاده از تکنیک‌های یادگیری پویا مانند ایفای نقش و پروژه‌های گروهی را در نظر بگیرید تا به یادگیرندگان در مشارکت و درک اطلاعات کمک کنید. همه‌ی افراد باید فرصت آموزش دادن را در طی جلسه و در حالی که مربی آنها را مشاهده و نقد می‌کند، داشته باشند.

۶. به مربیان جدید کمک کنید

هنگامی که مربیان درون سازمانی شما یادگیری خود را به پایان رساندند، این امکان را به آنها بدهید تا در حضور مربیان مجرب، در کلاسی واقعی آموزش دهند. این کار باید قبل از آنکه مربیان جدید به تنهایی کار خود را آغاز کنند انجام شود. انجام این کار به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که آنها اطلاعات درست را آموزش می‌دهند و استراتژی‌ها را به درستی اعمال نموده و از تکنیک‌هایی که به آنها آموزش داده‌اید، استفاده می‌کنند.

۷. نتایج را ارزیابی کنید

به محض آنکه برنامه‌ی TTT تکمیل شد مطمئن شوید که روش سنجش مناسبی برای ارزیابی کارایی آن وجود دارد. سپس تأثیر برنامه و بازخورد کارآموزان را تحلیل کنید تا بتوانید آن را در آینده بهبود دهید.

رویکرد تعلیم مربی، رویکرد اثبات‌شده‌ای برای آموزش تعداد زیادی از افراد است. با این حال، رویکردهای دیگری را نیز همچون یادگیری الکترونیک یا آموزش مبتنی بر وبینار که به شما این امکان را می‌دهد تا افراد زیادی را در یک زمان آموزش دهید، در نظر داشته باشید. با توجه به شرایط بهترین روش آموزش یا ترکیبی از آنها را انتخاب کنید.